A közepes méretű családi találkozás: tervezési ellenőrzőlista | jobb otthonok és kertek

A családi összejövetel nagyszerű módja annak, hogy családját összegyűjtsék, még akkor is, ha növekszik és változik. Ez egy lehetőség, hogy megünnepeljük családjának történetét, a legújabb eredményeket és új kiegészítéseket. Legyen szó piknikről a parkban, tengerparti barbecue-ról, állami park-összejövetelről vagy valakinek a házában való összejövetelről, a megfelelően megtervezett találkozó még a legtávolabbi családtagokat is vonzza a napfényes szórakozás délutánira.

Ha körülbelül 100 fős családi összejövetelt tervez, akkor kb. Hat hónappal korábban el kell kezdenie a tervezést, így felhalmozhatja az érdeklődést, és felvehet néhány képviselőt, hogy segítsen levonni azt. Itt található egy ellenőrzőlista, amely segít Önnek és családjának az induláshoz!

6 hónap előtt

Mielőtt bármilyen tervezés komolyan megkezdődhet, meg kell határoznia, ki akar részt venni a találkozón. Küldjön e-mailben egy családi közvélemény-kutatást az érdeklődés felmérése érdekében, hogy képet kapjon arról, hogy hány ember vesz részt, és megtudja, mely időpontok és helyek működnek a legjobban. Arra is kérnie kell a költségvetést, hogy tudja, mennyi pénzt hajlandó költeni az eseményre. Próbálja meg megadni az egy főre eső költségek tartományát, hogy az emberek könnyen megértsék. Használjon olyan online eszközt, mint a Survey Hero, hogy ingyenesen készítsen egy egyszerű szavazást, és ossza meg a kapcsolatot a családtagokkal. Az online szavazás elkészítése elősegíti a válaszok megszervezését, amikor beérkeznek.

Most itt az ideje annak eldöntésére, hogy az újraegyesítés a családtag otthonában vagy más helyszínen történik-e. Az otthonokban tartott összejöveteleket gyakran a családi matriarchus vagy pátriárka ad otthont, különösen akkor, ha a nagymama otthon nagy szerepet játszott a családtörténetben. Veszteséges karácsonyi partik, alkalmi grillsütők és még a ballagások is csodálatos alkalmak lehetnek távoli rokonok és rég elveszett családtagok összegyűjtésére egy tető alatt. Ha a helyed kissé korlátozott, akkor fontolóra veheti egy "újra nyitott ház" családi összejövetel megszervezését, ahol az emberek egész nap eljöhetnek és elmenhetnek. Függetlenül attól, hogy házigazdája vagy a nagymama, biztos, hogy van segítség. Kéreljen néhány megbízható nagynénket főzni, és néhány lelkes unokatestvért tevékenységek szervezésére. Vagy ha a költségvetés megengedi, béreljen vendéglátó-ipari szolgáltatást otthoni sütött ételeinek kiegészítésére és az ital folyásának fenntartására.

Ha a családegyesítés a családtag otthonától eltérő helyen történik, az azt jelenti, hogy senki sem vállal felelősséget az összes intézkedésért. A feladatokat meg lehet osztani nagy családcsoportok között, enyhítve a tervezési terheket. Ez azt is lehetővé teheti, hogy több embert fogadjon el, mint bármelyik otthona képes. És az utazó családtagok számára az egyéb szabadidős tevékenységekkel való elhelyezkedés lehetővé teheti számukra, hogy a találkozót teljes értékű családi vakációvá alakítsák, és ezzel a legtöbb utazási dollárt költik el.

5 hónap előtt

Kérjen segítséget, és hozza össze a találkozás-tervező bizottságot. Meg kell találnia megbízható és lelkes rokonokat, akik felelősséget vállalhatnak a következőkért:

• Helyszín keresése az eseményhez. Ha a családtag otthonában nem találkozik, akkor el kell kezdenie keresni a helyét. Segítőjének olyan helyeket kell kutatnia, amelyek figyelembe veszik a különféle érdekek, életkor, fizikai képességek és pénzügyi források széles skáláját. Az óceáni vagy a tóparti családi parkok ideálisak; Van még tennivaló a vízen és a szárazföldön - olyan tevékenységek, amelyek célja a gyerekek elfoglaltsága és a felnőttkori tengerparti pihenési lehetőségek lefoglalása. Számos üdülőterületen és állami parkban van „rendeltetési igazgató”, aki segíthet az egyesülés részleteiben. Nézze meg a 10 nagyszerű helyet a családi összejövetelre vonatkozó ajánlásainkat, hogy ötleteket készítsen.
• A rendezvény ételének kitalálása. Ha egy potluckot tervez, valakinek meg kell határoznia a menüt, és hozzá kell rendelnie az ételeket és egyéb ételeket minden családhoz. Előfordulhat, hogy a helyszínen külön főzési és / vagy grillezési lehetőséget is meg kell szervezniük. Vagy ha nem tervezi, hogy az összes ételt maga kezeli, akkor a segítőjének meg kell találnia az étkezést.
• Dekorációk, meghívók és jelek. Egy nyomtatott anyag felelõssége hozzájárul az esemény következetes témájának biztosításához.
• Tevékenységek és szórakozás. Egy atlétikai rokon átveheti a röplabdahálót, tervezhet játékokat gyerekeknek, és ellenőrizheti, hogy a zene lefedi-e őket. A krokett, tollaslabda és röplabda kiváló csoportos tevékenységek kívülről. Vagy kérdezzen meg egy unokatestvérét, hogy hozzon létre egy játéktermet gyerekeknek, és tervezze meg társasjátékok és egyéb tevékenységek készleteit a gyerekek elfoglaltsága érdekében.
• Családi történelem. A családfa összeállítása nagyszerű módja annak, hogy örökségét beépítsék az eseménybe. Megfontolhatja egy kis családi újság létrehozását is, amely kiemeli a közelmúltbeli családi eseményeket, a különleges tényeket és a történetet.
• Fényképészet és / vagy videó. Ezt az eseményt utókorra kell rögzíteni. Fontolja meg egy online fotógaléria létrehozását, ahol mindenki megoszthatja fotóit az esemény után, vagy hozzon létre egy fiókot egy online fotókönyv szolgáltatással, ahol fotó-emlékeket készíthet a résztvevők számára.
• Razzia. Kérjen több embert erre a hatalmas feladatra!

Fontolja meg az önkéntesek kezelését egy olyan eszközzel, mint a Bejelentkezés Genius, amely lehetővé teszi önkéntesek felkérését és csoportos üzenetek és feladat-emlékeztetők elküldését anélkül, hogy a beérkező levelek magukba ragadnák.

Beszélgetéseket kell folytatnia a tervező csapattal a költségvetésről. Az első felmérésből kapott visszajelzés alapján határozza meg működési költségvetését, hogy ellenőrizze a költségeket.

4 hónap előtt

Remélhetőleg a bizottság elvégezte a házi feladatát! Négy hónappal a családi összejövetel előtt tervezze meg a következő feladatok elvégzését:

• Véglegesítse a dátumot és a helyet. Tudja meg, milyen kényelmi szolgáltatások állnak rendelkezésre: ivóvíz, úszómedence, grillezési lehetőség, öltözők, beltéri helyiség (eső esetén), piknikasztalok és így tovább.
• Beszélje meg a témákat és a lehetséges ütemtervet.

Végezzék el az egyesülési kedvezmények és emléktárgyak terveit. Legyen szó videóról, családtörténeti brosúráról vagy pólóról, a családtagok szeretnének valamit emlékezni erre a nagyszerű eseményre. Lásd: Hogyan állítsuk össze a tökéletes családi összejövetel üdvözlőtáskáját. Kérjen meg egy művészi családtagot, hogy készítsen pólót, kalapot, pulóvert vagy más személyre szabott ruhadarabot. Kérje meg a bizottság tagját a családtörténet felvázolásával, mi szükséges a családfa megjelenítéséhez vagy videóhoz, így készen áll a családtagok kérésére.

3 hónap előtt

A rendezvény legfontosabb adataival az ideje, hogy hivatalosan is közzétegye a szót, és elkezdjen bekapcsolódni a nap részleteibe.

• Küldjön meghívókat. Olyan online szolgáltatást használhat, mint az Evite, hogy meghívókat kapjon, vagy e-mailben vagy hagyományos e-mailben küldjön el. Mindenesetre a következőket kell tartalmaznia:

A végleges időpontok, helyek, térképek, vezetési útmutatók, költségek és az események ütemterve.

Regisztrációs lehetőség adott tevékenységekhez, ha szükséges.

Feladatok rokonok számára, akik önként vállaltak élelmiszert vagy más tárgyat.

Kérjen fotókat és / vagy történeteket, amelyeket felvehet a családtörténelembe vagy a videóba.

Adjon meg egy RSVP-dátumot, valamint egy e-mail címet, telefonszámot vagy postai címet, amelyre válaszolni tud. Kérje meg a családtagokat, hogy adják meg szállás- vagy érkezési információkat.

Kövesse nyomon az önkéntesekkel, és végezze el a feladatok elvégzését.

Ütemezzen eseményeket és tevékenységeket. Biztosítson szakembereket vagy helyszíneket tevékenységeihez, ha szükséges. Foglaljon például egy softball pályát, vagy béreljen idegenvezetőket vagy jóga oktatókat. Ha az összejövetel valakinek az otthonában lesz, kérdezze meg rokonát vagy a helyi közösségi központot, hogy kölcsön tudja-e venni bármilyen kültéri sporteszközt vagy játékot a játékszoba számára. Fontolja meg, ha TV-vel, videomagnóval vagy DVD-lejátszóval rendelkezik a játékteremben, valamint az életkornak megfelelő videókkal, hogy a gyerekek mindig szórakozhassanak, amikor mindenkinek szüksége van valamilyen leállásra.

Vásároljon tárgyakat, amelyek szükségesek bármilyen ravaszkodási tevékenységhez.

Menetrend és étkezés tervezése.

• Készítsen egy listát az összes étkezésről, vagy a szükséges ételekről.
• Rendeljen hozzá egy ételeket minden rokonhoz. Feltétlenül vegye igénybe főzési különlegességeiket, például May néni burgonya salátáját vagy Lynn unokatestvér áfonya pitejét.
• Az alkalmi büfé valószínűleg a legjobb módszer a házon belüli újraegyesítésre, egyszerűen azért, mert lehetővé teszi az emberek számára, hogy műszakban esznek. Ez akkor is ideális, ha az ülőhelyek száma korlátozott.
• Ha étkeztetést tervez felvenni, most itt az ideje, hogy biztosítsa őket. Egyes vendéglátóhelyek egyszerűen csak a konyhát fogják kezelni, biztosítják a svédasztal feltöltését, és folyamatosan folyik az ital, így élvezheti a partit.
• Lépjen kapcsolatba az éttermekkel, hogy meg tudják-e fogadni a nagy csoportokat, és foglaljon helyet, majd szükség esetén.

2 hónappal korábban

A dolgok összekezdenek, és a móka már közel van! Maradjon ezen szervezeti feladatok tetején, és jó állapotban lesz.

• Kövesse nyomon a résztvevők részleteit. Keresse meg azoknak a listáját, akik megerősítették a részvételüket, hol tartózkodnak és mikor érkeznek meg. Ha olyan online rendszert használt, mint például az Evite, a meghívók elküldésére, akkor az RSVP-ket fogja követni. De tartson fenn egy Google Sheet vagy Excel dokumentumot az összes többi információval együtt, amint a válaszok bekerülnek.
• Foglaljon bérleti berendezéseket, például dobogót, mikrofont, asztalokat vagy székeket.
• Erősítse meg az étterem foglalásait, és adja meg legújabb vendégbecslését.
• Végleges vásárlások.

Kézműves kellékek

Kitüntetések

Kedvenceket, személyre szabott pólókat, eldobható fényképezőgépeket vagy más elemeket szeretne adni, amelyeket a találkozás alkalmával adhat ki.

Rendeljen másolatot a családtörténetről vagy a videóról.

1 hónappal korábban

A visszatérés előtt 30 nap telik el, és a havi teendők első feladatai egyszerűen megerősítik a már meglévő tervek részleteit.

• Erősítse meg rokonaival, akik élelmiszert vagy egyéb készletet hoznak.
• Erősítse meg az ülés helyeit.
• Erősítse meg a tevékenységeket.
• Erősítse meg a hálószobákat.

2 hét előtt

Itt az ideje, hogy jelentkezzen be azon önkénteseknél, akiknek konkrét feladatokat kaptak, hogy megerősítsék az időket és a végső vendégszámot.

• étkezés

Ha szükséges, vegye fel a kapcsolatot az éttermekkel a végső vendégszámmal.

A helyi élelmiszerboltban vagy pékben rendeljen hidegen vágott tányérokat, süteményeket vagy egyéb ünnepi cikkeket.

Ha szükséges, vegye fel a kapcsolatot az vendéglátóval a végső vendégszámmal.

szállítók

• Erősítse meg a részleteket fotósával / videográfusával
• Erősítse meg a részleteket más szolgáltatókkal, például tevékenységvezetőkkel vagy idegenvezetőkkel

Dekorációk és jelzések

• Vásároljon last-minute dekorációkat és kellékeket.
• Készítsen táblákat és bannereket.

Razzia

• Erősítse meg az önkénteseket
• Gondoskodjon a maradék ételek adományozásáról a helyi menedékháznak vagy az élelmiszer-kamrának

2 nappal korábban

• Tekintse át a bizottsági újraegyeztetés részleteit.
• Vegye fel a bérleti felszereléseket, például székeket, asztalokat stb.
• Készítsen elő záró kifizetéseket és tippeket minden szakember számára, és segítsen felvenni, mint például az vendéglátó és a várakozási személyzet. Tegye őket külön borítékokba, hogy szükség esetén gyorsan kiszállítsa azokat az esemény során. Ne feledje, hogy később további tippeket is küldhet, ha teljesítménye kivételes volt. Ellenkező esetben a 10–15% -os tipp általában szokásos, ha nem tartalmazza a díjat.

Előző nap

• Állítsa be és díszítse.
• Alszik egy keveset!

Reunion utáni

Az esemény után néhány további részlettel kell rendelkeznie. Az eseményt követő 2 héten belül:

• Írjon köszönőlevelet különleges résztvevőknek, rokonoknak, akik időt és pénzt adományoztak, és minden más embernek, akik hozzájárultak az esemény sikerességéhez.
• Töltsön fel fényképeket egy online fotószolgáltatásba. Ha Ön fényképeket készített, töltse fel képeit egy olyan webhelyre, mint a Shutterfly vagy a Snapfish. Néhány hét múlva megoszthatja a linket a résztvevőkkel, és felkérheti őket, hogy adják hozzá fotóikat az Ön által létrehozott albumhoz, hogy más családtagok megvásárolhassák fotóit. Az összes fénykép elhelyezése egy helyen lehetővé tenné egy fényképkönyv készítését, amelyet mások is megrendelhetnek, valamint az esemény megjegyzését.

Adományozzon vagy terjesszen fennmaradó ajándékokat, dekorációkat, családtörténeti brosúrákat stb.

Az eseményt követő 4 héten belül vigyázzon a következőkre:

• Kövesse nyomon a videóírót és a fotósot, hogy megtudja, mikor lesznek készen az anyagok terjesztésére.
• Küldjön e-mailt vagy tömeges levelet minden résztvevőnek, összefoglalva az ünnepségeket, megköszönve nekik, hogy részt vettek, és megmondta nekik, hol lehet fotókat, videókat vagy egyéb eseményeket megvásárolni az eseményedről.